Si vous utilisez Dolibarr pour gérer votre activité, vous l’avez sans doute remarqué : il n’est pas possible de gérer plusieurs structures juridiques différentes avec votre instance. C’est très bien comme cela !
Et oui, imaginez que vous ayez un accès pour gérer votre activité dans un Dolibarr géré par une autre société (je ne parle pas d’un hébergeur, mais bien d’une autre société qui ne vous apporte pas un certain nombre de garanties quand à la sécurisation de vos données et leur appartenance) et que, pour une raison qui vous regarde, vous vous brouillez avec le gérant de cette structure, rien ne l’empêche de supprimer immédiatement votre accès… Impossible alors de retrouver votre fichier clients, vos devis, vos factures, votre compta sauf si vous avez une sauvegarde récurrente (une fois par jour minimum) de vos données sur un disque dur qui se trouve chez vous (et bien sûr si la fonctionnalité de sauvegarde est disponible).
C’est pourquoi Dolibarr est à la base mono société même si la structure de données interne permet la gestion de plusieurs entités. Cette contrainte peut être levée en installant le module Multi-société disponible sur Dolistore. Pour moi, ce module dois être réservé, comme c’est indiqué, pour gérer une société mère (holding) et ses filiales car, dans ce cas précis, les structures ont un lien contractuel entre elles et une dépendance juridique forte. Elles sont souvent gérés par les mêmes administrateurs. Les données sont toutes dans la même base de données ce qui ne pose pas trop de problème juridiques si les droits sont bien paramétrés.
Rien n’empêche l’administrateur global d’un Dolibarr Multi Société d’accéder à la totalité des informations des entités secondaires créées dans le Dolibarr Multi société…. et s’il travaille sur le même secteur et la même cible que vous… c’est problématique non ?
Vous pensez que c’est peu probable et que la plupart des gens sont bienveillant et éthiques ? J’aimerai pouvoir penser la même chose, malheureusement mon expérience me prouve que c’est souvent l’inverse et les malversations sont légion. Cet article de mise en garde vient du fait qu’un client me demande s’il peut sortir d’un multi société géré par un prestataire peu recommandable qui utilise ses données (il est d’ailleurs en procès avec lui).
La solution si vous êtes dans ce cas ? Sortir votre instance Dolibarr le plus rapidement possible de ce Multi-société et obtenir votre propre Dolibarr autonome (sur Ma Gestion Cloud par exemple 😉 ). Ce ne sera possible que si vous avez un accès utilisateur Administrateur permettant l’export des données ou si la société gérant le Dolibarr veut bien vous fournir votre sauvegarde (ce qu’elle ne fera pas si elle est mal intentionnée, c’est donc un bon moyen de le savoir…).
En dernier recours, il vous reste la voie juridique pour demander accès à vos données mais ce n’est pas ma partie alors rapprochez vous d’un avocat spécialisé.